Glossaire

Documents officiels

Sont considérées comme documents officiels toutes les informations détenues par une autorité et relatives à l’accomplissement d’une tâche publique, qui ont atteint leur stade définitif d’élaboration, quel qu’en soit le support. Sont notamment des documents officiels, les dossiers, les messages, rapports, études, procès-verbaux approuvés, statistiques, registres, correspondances, directives, prises de position, préavis ou décisions. Font exception les documents qui sont destinés à l’usage personnel ou qui font l’objet d’une commercialisation ou encore s’ils s’agit de documents qui sont soustraits au droit de consultation du dossier dans une procédure non contentieuse ou contentieuse (art. 3 LIPDA).

Anonymisation

Procédé qui consiste à modifier les données personnelles de façon à ce qu’il ne puisse plus être établi de rapport entre la personne et ces données.
Archives Institution responsable de la collecte, de la gestion, de la conservation et de la valorisation des documents officiels.

Traitement de données

Toute manipulation de données personnelles indépendamment des moyens et des procédures utilisées. Notamment la collecte, la conservation, l’utilisation, la transformation, la communication, le chaînage, l’archivage ou la destruction de données sont considérés comme un traitement de données.

Autorité

les pouvoirs législatif, exécutif et judiciaire cantonaux, communaux et bourgeoisiaux, leurs organes et administrations, ainsi que les commissions qui en dépendent;
les collectivités ou établissements de droit public cantonaux et communaux, leurs organes et administrations, ainsi que les commissions qui en dépendent;
les personnes morales ou autres organismes de droit privé dans lesquels une collectivité détient une participation majoritaire ou exerce une certaine influence;
les personnes physiques ou morales et organismes chargés de remplir des tâches de droit public cantonal ou communal, dans les limites de l’accomplissement des dites tâches;
les groupements d’autorités. (art. 3 LIPDA)

Données sensibles

Données personnelles concernant: les opinions ou activités religieuses, philosophiques, politiques ou syndicales; la santé, la sphère intime ou l’origine raciale; des mesures d’aide sociale; des poursuites ou sanctions pénales et administratives.

Fichier

Tout ensemble de données faisant l’objet d’un traitement manuel ou automatisé. (art. 3 al. 5 lIPDA).

Principes concernant la protection des données

Principe de la légalité (le traitement des données se fait-il en conformité avec les dispositions légales en la matière), avec le but fixé (définition suffisante du but légal justifiant le traitement) et la proportionnalité (ampleur du traitement limitée à ce qui est nécessaire et adéquat pour atteindre le but fixé) (cf. également art. 17 LIPDA).

LIPDA

Loi sur l’information, la protection des données et l’archivage du 9 octobre 2008.

Maître du fichier

L’autorité publique, le chef de service ou tout autre responsable d’organisme public ou privé qui, dans l’accomplissement de ses tâches légales, est compétent pour décider de la constitution et de la finalité du fichier, des données qui y sont enregistrées et des traitements qui sont effectués.

Données personnelles

Toute information se rapportant à une personne physique, à une personne morale ou à un groupe de personnes pour autant que celle-ci soit identifiée ou identifiable. (art. 3 al. 3 LIPDA).

Profil de personnalité

Assemblage de données permettant d’apprécier les caractéristiques essentielles de la personnalité d’une personne physique.

Registre de fichiers

Registre contenant tous les fichiers qu’une autorité a en sa possession (art. 30 LIPDA).
Base de donnée centralisée Mise en commun de fichiers de différents organes à un endroit quelconque.